1. Niniejszy Regulamin („Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w konferencji pod nazwą: „Cannabis Future 2025”, zwanej dalej „Konferencją”.

2. Organizatorem Konferencji jest Max Hemp Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Oławie; adres: ul. 3 Maja 14, 55-200 Oława , KRS: 0000665469, NIP: 9141566659, REGON: 366646359], zwany dalej „Organizatorem”.

3. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników Konferencji od chwili dokonania rejestracji lub przystąpienia do udziału w Konferencji.

4. Celem Regulaminu jest zapewnienie sprawnej organizacji Konferencji, uregulowanie praw i obowiązków Organizatora oraz uczestników, a także określenie zasad bezpieczeństwa i odpowiedzialności.

5. Konferencja może odbywać się w formie:
a) stacjonarnej – w miejscu i terminie wskazanym przez Organizatora,



6. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.

§2. Definicje

1. Organizator – podmiot odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie Konferencji, wskazany w §1 ust. 2 Regulaminu.

2. Uczestnik – każda osoba fizyczna lub prawna, która dokonała prawidłowej rejestracji i bierze udział w Konferencji w jednej z form przewidzianych przez Organizatora.

3. Prelegent – osoba, której wystąpienie, referat, prezentacja lub udział w panelu został zatwierdzony przez Organizatora.

4. Partner/Sponsor – podmiot wspierający organizację Konferencji, prezentujący swoje usługi lub produkty w trakcie wydarzenia.

5. Rejestracja – proces zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego i akceptację Regulaminu.

6. Opłata konferencyjna – kwota należna Organizatorowi za udział w Konferencji, określona w cenniku obowiązującym w danym roku, o ile Organizator przewidział odpłatność.

7. Konferencja online – udział w wydarzeniu w formie zdalnej z wykorzystaniem wskazanej przez Organizatora platformy internetowej.

8. Certyfikat uczestnictwa – dokument potwierdzający udział w Konferencji, wydawany przez Organizatora po spełnieniu określonych warunków.

§3. Warunki uczestnictwa

1. Uczestnictwo w Konferencji możliwe jest po dokonaniu rejestracji poprzez formularz udostępniony przez Organizatora na stronie internetowej https://konferencja.maxhemp.pl/

2. Rejestracja jest ważna po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego, akceptacji niniejszego Regulaminu oraz po dokonaniu opłaty konferencyjnej.

3. Organizator dopuszcza następujące formy uczestnictwa w Konferencji:
a) uczestnik czynny – osoba wygłaszająca referat, prezentację, prowadząca warsztat lub panel dyskusyjny,
b) uczestnik bierny – osoba biorąca udział w Konferencji bez własnego wystąpienia,


4. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona, a o przyjęciu decyduje kolejność dokonania rejestracji i wpłaty opłaty konferencyjnej.

5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia w przypadku wyczerpania limitu miejsc lub niezgodności zgłoszenia z zasadami Konferencji.

6. Każdy uczestnik zobowiązany jest do podania w formularzu rejestracyjnym prawdziwych i aktualnych danych.

§4. Opłaty i warunki płatności

1. Udział w Konferencji jest odpłatny.

2. Koszt uczestnictwa w konferencji podany jest na stronie https://konferencja.maxhemp.pl/

3. Opłatę konferencyjną należy uiścić w terminie wskazanym przez Organizatora. Brak wpłaty w wyznaczonym czasie skutkuje anulowaniem rejestracji.

4. Organizator wystawia faktury VAT na podstawie danych podanych w formularzu rejestracyjnym.

5. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji lub nieobecności uczestnika, opłata nie podlega zwrotowi.

6. W przypadku odwołania Konferencji przez Organizatora uczestnikowi przysługuje zwrot 100% wniesionej opłaty konferencyjnej.

§5. Program konferencji

1. Szczegółowy program Konferencji jest publikowany przez Organizatora na stronie internetowej […] oraz może być udostępniany uczestnikom drogą elektroniczną.

2. Program Konferencji obejmuje w szczególności:
a) wystąpienia i referaty prelegentów,
b) panele dyskusyjne i sesje tematyczne,
c) warsztaty praktyczne,
d) prezentacje sponsorów i partnerów,
e) wydarzenia towarzyszące.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji, w tym do zmiany prelegentów, godzin i kolejności wystąpień, a także do odwołania poszczególnych punktów programu, bez zmiany ogólnego charakteru Konferencji.

4. W przypadku zmian w programie Konferencji Organizator zobowiązuje się poinformować uczestników drogą mailową.

5. Uczestnicy, którzy zgłosili wystąpienia (np. referaty, prezentacje), zobowiązani są do dostarczenia materiałów w terminie i formacie określonym przez Organizatora.

§6. Obowiązki i prawa uczestników

1. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do:
a) przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu,
b) stosowania się do poleceń Organizatora i osób przez niego wyznaczonych,
c) zachowania zgodnego z zasadami kultury osobistej oraz poszanowania innych uczestników,
d) korzystania z udostępnionej infrastruktury w sposób zgodny z jej przeznaczeniem,
e) przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu odbywania się Konferencji.

2. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone z jego winy podczas trwania Konferencji.

3. Uczestnik Konferencji ma prawo do:
a) udziału we wszystkich punktach programu przewidzianych dla jego formy uczestnictwa,
b) otrzymania materiałów konferencyjnych (jeżeli zostały przewidziane przez Organizatora),
c) zadawania pytań prelegentom w ramach przewidzianych sesji dyskusyjnych,
e) zgłaszania reklamacji zgodnie z procedurą wskazaną w niniejszym Regulaminie.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia z Konferencji uczestników, których zachowanie narusza postanowienia Regulaminu, w szczególności zakłóca przebieg wydarzenia lub narusza dobra osobiste innych osób.

§7. Obowiązki i prawa organizatora

1. Organizator zobowiązuje się do:
a) przeprowadzenia Konferencji zgodnie z ogłoszonym programem, z zastrzeżeniem prawa do zmian określonych w §5,
b) zapewnienia odpowiednich warunków organizacyjnych i technicznych umożliwiających udział w Konferencji,
c) dostarczenia uczestnikom materiałów konferencyjnych (jeżeli zostały przewidziane),
d) wystawienia certyfikatów uczestnictwa (w formie papierowej lub elektronicznej),
e) poinformowania uczestników o wszelkich zmianach dotyczących Konferencji.

2. Organizator ma prawo do:
a) wprowadzania zmian w programie Konferencji, w tym zmiany prelegentów i harmonogramu,
b) zmiany formy Konferencji (stacjonarna, online, hybrydowa) w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Organizatora,
c) odmowy rejestracji uczestnika, którego zgłoszenie nie spełnia warunków określonych w Regulaminie,
d) odmowy udziału uczestnikowi naruszającemu zasady Regulaminu lub zakłócającemu przebieg Konferencji,
e) utrwalania przebiegu Konferencji w formie zdjęć, nagrań audio i wideo oraz wykorzystywania ich w celach dokumentacyjnych, promocyjnych i marketingowych, z poszanowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
a) zdarzenia spowodowane siłą wyższą uniemożliwiające przeprowadzenie Konferencji zgodnie z planem,
b) rzeczy osobiste uczestników pozostawione bez nadzoru w miejscu odbywania się Konferencji.

§8. Reklamacje

1. Uczestnik ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą organizacji lub przebiegu Konferencji.

2. Reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej lub drogą elektroniczną na adres e-mail Organizatora:konferencja@maxhemp.pl, w terminie do 14 dni od zakończenia Konferencji.

3. Reklamacja powinna zawierać:
a) dane identyfikujące uczestnika (imię, nazwisko, adres e-mail użyty przy rejestracji),
b) opis zdarzenia będącego podstawą reklamacji,
c) wskazanie żądania uczestnika.

4. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i informuje uczestnika o wyniku postępowania reklamacyjnego drogą elektroniczną.

5. Decyzja Organizatora w sprawie reklamacji jest ostateczna, z zastrzeżeniem przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

§9. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych uczestników Konferencji jest Organizator.

2. Dane osobowe uczestników są przetwarzane w celu:
a) realizacji procesu rejestracji na Konferencję,
b) organizacji i przeprowadzenia Konferencji,
c) wystawienia faktur i rozliczeń finansowych,
d) przesyłania certyfikatów uczestnictwa i materiałów konferencyjnych,
e) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze,
f) działań promocyjnych i marketingowych, o ile uczestnik wyraził na to odrębną zgodę.

3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy (udział w Konferencji),
b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne ciążące na Organizatorze,
c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Organizatora (kontakt, promocja, dokumentacja wydarzenia),
d) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda uczestnika (np. na przesyłanie informacji marketingowych).

4. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Organizatorem przy realizacji Konferencji (np. dostawcom usług IT, hotelom, firmom obsługującym płatności) wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia wydarzenia.

5. Dane osobowe uczestników będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w ust. 2, a po jego upływie – przez czas wymagany przepisami prawa lub do momentu wycofania zgody (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).

6. Uczestnik ma prawo do:
a) dostępu do treści swoich danych,
b) sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
c) przenoszenia danych,
d) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
e) cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność przetwarzania z prawem przed cofnięciem),
f) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do uczestnictwa w Konferencji.

8. Szczegółowe informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych znajdują się w polityce prywatności Organizatora dostępnej na stronie internetowej […].

§10. Materiały konferencyjne i prawa autorskie

1. Wszelkie materiały udostępniane uczestnikom Konferencji, w tym prezentacje, nagrania, artykuły, abstrakty czy publikacje, stanowią własność Organizatora lub ich autorów i są chronione przepisami prawa autorskiego.

2. Uczestnik ma prawo korzystać z materiałów konferencyjnych wyłącznie w zakresie osobistego użytku, zgodnie z przepisami prawa autorskiego.

3. Zabronione jest kopiowanie, rozpowszechnianie, publikowanie lub udostępnianie osobom trzecim materiałów konferencyjnych bez zgody Organizatora lub autora danego materiału.

4. Organizator ma prawo do utrwalania przebiegu Konferencji w formie fotografii, nagrań audio i wideo oraz do ich wykorzystania w celach dokumentacyjnych, edukacyjnych, promocyjnych i marketingowych.

5. Zgłoszenie wystąpienia przez uczestnika (np. referatu, prezentacji, artykułu) jest równoznaczne z oświadczeniem, że uczestnik posiada prawa autorskie do zgłaszanego utworu lub prawo do jego wykorzystania.

6. Uczestnik udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na wykorzystanie materiałów przedstawionych podczas Konferencji w zakresie niezbędnym do:
a) publikacji w materiałach pokonferencyjnych,
b) utrwalenia i archiwizacji przebiegu Konferencji,
c) promocji i dokumentacji działalności Organizatora.

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść wystąpień i materiałów przygotowanych przez uczestników Konferencji.

§11. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. Wszelkie zmiany wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania na stronie internetowej [https://konferencja.maxhemp.pl/].

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z Regulaminu, jeżeli jest to spowodowane działaniem siły wyższej lub okolicznościami niezależnymi od Organizatora.

4. W przypadku odwołania Konferencji Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne koszty poniesione przez uczestników niezwiązane bezpośrednio z opłatą konferencyjną (np. koszty podróży, zakwaterowania).

5. Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania niniejszego Regulaminu rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Organizatora, z zastrzeżeniem przepisów bezwzględnie obowiązujących.

6. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie internetowej Konferencji i obowiązuje przez cały okres organizacji i trwania Konferencji.